In der heutigen Arbeitswelt ist E-Mail nach wie vor ein zentrales Kommunikationsmittel, doch viele Nachrichten wirken unsicher oder zögerlich, weil sie auf Formulierungen zurückgreifen, die oft unbewusst eingesetzt werden.
Solche Krücken können die Wirkung einer E-Mail erheblich mindern und die Proffesionalität des Absenders untergraben. Studien zeigen, dass sich die Rolle von E-Mails im Laufe der Jahre stark verändert hat.
Während vor zwanzig Jahren fast jeder Internetnutzer der Meinung war, dass E-Mails das Leben bereichern, kämpfen heute viele Fachkräfte damit, Arbeit und Privatleben zu trennen.
Mehr als die Hälfte der Beschäftigten fühlt sich selbst im Urlaub verpflichtet, ständig erreichbar zu sein.
Gerade in diesem Umfeld ist es entscheidend, E-Mails klar, prägnant und selbstbewusst zu formulieren. Um die Kommunikation zu verbessern und typische Fallstricke zu vermeiden, hat Pyn eine Liste von acht Wörtern und Formulierungen zusaamengestellt, die Fachkräfte ab sofort aus ihrem E-Mail-Wortschatz streichen sollten.
1. Ich dachte vielleicht…
Unklare Absichten können die Autorität in geschäftlichen E-Mails erheblich schwächen. Wer die Botschaft nicht klar formuliert, riskiert, dass der Empfänger den Kern der Nachricht übersieht oder die Professionalität infrage stellt.
Formulierungen wie „Ich dachte…“, „Ich wollte kurz..“ wirken unsicher und mindern die Glaubwürdigkeit. Auch Partikel wie „nur“ sollten vermieden werden, da sie die Aussage abschwächen und den Eindruck vermitteln, dass die Nachricht weniger wichtig ist.
Ein hilfreicher Ansatz ist, die E-Mail zunächst zu schreiben und anschließend kritisch durchzulesen. Jede Zeile sollte einem klaren Zweck dienen, sei es eine Anfrage, eine Erinnerung oder die Zuweisung einer Aufgabe.
Überflüssige Füllwörter können gestrichen werden, um die Botschaft direkter und überzeugender zu gestalten. Gleichzeitig ist es wichtig, die kulturellen Gepflogenheiten des Empfängers zu berücksichtigen. In manchen Ländern ist indirekte Kommunikation üblich.
Wer dies beachtet, kann Missverständnisse vermeiden und die Wirkung seiner Nachrichten deutlich steigern.
2. Wann würde es Ihnen passen?
Wer ein Meeting organisiert oder ein persönliches Gespräch vereinbaren möchte, sollte offene Fragen wie „Wann passt es Ihnen am besten?“ lieber vermeiden.
Solche Fragen führen oft zu endlosem Hin- und Herschreiben und erschweren die Terminfindung.
Stattdessen ist es sinnvoll, aktiv Verantwortung zu übernehmen und konkrete Vorschläge zu machen, die in den eigenen Zeitplan passen. Gleichzeitig signalisiert man Flexibilität, indem man alternative Optionen anbietet.
Diese Vorgehensweise zeigt Respekt vor der Zeit des Gegenübers und stärkt die Professionalität der eigenen Kommunikation. Wer die Initiative übernimmt, wirkt nicht nur organisierter, sondern erleichtert dem Empfänger auch die Entscheidung.
Offene Fragen können zudem den Eindruck erwecken, dass die eigene Zeit weniger wertgeschätzt wird. In einer Arbeitswelt, in der Effizienz und klare Kommunikation entscheidend sind, lohnt es sich, direkt, präzise und zugleich rücksichtsvoll vorzugehen.
So lassen sich Termine schneller festlegen und das berufliche Miteinander wird deutlich effektiver.
3. Ich werde versuchen…
In geschäftlichen E-Mails kann das Wort „versuchen“ die Wirkung einer Botschaft erheblich schwächen. Wer schreibt, dass er etwas versuchen werde, signalisiert Unsicherheit und halbherzige Verpflichtung.
In der Arbeitswelt, in der klare Ansagen und Verantwortungsbewusstsein zählen, kann dies den eigenen professionellen Eindruck mindern.
Ob es darum geht, neue Kunden zu gewinnen oder ein Projekt termingerecht umzusetzen, solltest du entschlossen auftreten und klare Absichten formulieren, um einen stärkeren Eindruck zu hinterlassen.
Also schreibe nicht „Ich werde versuchen, das bis Freitag zu erledigen“, sondern „Ich plane, das Dokument bis Freitag fertigzustellen und informiere Sie, falls es unerwartete Hindernisse gibt“.
4. In Ordnung
In der digitalen Kommunikation lauert die Gefahr von Missverständnissen nahezu überall. Sei es in Kurznachrichten, über Plattformen wie Slack oder in geschäftlichen E-Mails. Besonders problematisch sind Wörter und Formulierungen, die scheinbar neutral wirken, aber leicht als passiv-aggressiv verstanden werden können.
Ein klassisches Beispiel ist das Wort „okay“ oder auch das schlichte „in Ordnung“. Was als sachliche Antwort gemeint ist, kann beim Empfänger schnell kühl, genervt oder abweisend klingen.
Ähnlich verhält es sich mit Phrasen wie „wir schin erwähnt“ oder „wie in meiner letzten E-Mail geschrieben“. Auch wenn diese Wendungen total harmlos gemeint sind, wirken sie oft belehrend oder ungeduldig.
Es entsteht das Risiko, dass der Leser einen negativen Unterton interpretiert, der nie beabsichtigt war.
Um solche Stolperfallen zu vermeiden, lohnt es sich, die E-Mail vor dem Absenden bewusst auf ihren Tonfall zu prüfen. Freundliche, klare Formulierungen reduzieren Missverständnisse und sorgen für konstruktive Kommunikation.
5. Ich stelle den Kontakt zu … her
Kontakte miteinander bekannt zu machen, gehört zu den zentralen Elementen erfolgreicher Networkings. Doch gerade in E-Mails sollte man dabei bedacht vorgehen.
Wer zwei Personen einfach ohne Vorwarnung miteinander verbindet, riskiert, dass die Situation unpassend wirkt oder einer der Beteiligten überrumpelt wird.
Genau hier kommt das Prinzip des „Double Opt-in“ ins Spiel: Beide Seiten sollten im Vorfeld einzeln gefragt werden, ob Interesse und Zeit für ein Gespräch vorhanden sind.
Diese Vorgehensweise erspart allein Beteiligten unangenehme Momente und zeigt zugleich Respekt für deren Zeit und Prioritäten. Eine spontane Weiterleitung von Kontakten kann nämlich nicht nur ineffizient sein, sondern im schlimmsten Fall auch geschäftliche Chancen schmälern.
Networking lebt davon, dass alle Beteiligten motiviert sind. Und genau das lässt sich durch ein bewusstes und respektvolles Vorgehen sicherstellen.
6. Re:
Veraltete Betreffzeilen wie „Re:“ oder generische Platzhalter wirken im modernen E-Mail-Verkehr überholt und wenig einladend. In den letzten Jahren haben Marketingstudien eindrucksvoll gezeigt, welche Formulierungen Empfänger tatsächlich zum Öffnen einer Nachricht bewegen.
Besonders deutlich wird dies in den Daten von E-Mail-Plattformen wie Mailchimp, über die monatlich Milliarden von Nachrichten verschickt werden.
Betreffzeilen mit klarer Handlungsaufforderung oder einem Hauch von Dringlichkeiten erzielen höhere Öffnungsraten. Dieser Ansatz lässt sich auch hervorragend auf den geschäftlichen Alltag übertragen.
Statt einer neutralen Betreffzeile lohnt es sich, die gewünschte Reaktion des Empfängers direkt zu benennen. Beispielsweise mit Hinweisen wie „Entscheidung erforderlich“ oder „Feedback erbieten“.
Auch Zusätze wie „nicht dringend“ können hilfreich sein, um Missverständnisse zu vermeiden, wenn eine Nachricht außerhalb der üblichen Arbeitszeiten verschickt wird.
Wer präzise und transparent formuliert, zeigt Respekt für Empfänger und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass seine E-Mail die gewünschte Wirkung erzielt.
7. Kein Problem
Oberflächlich betrachtet klingt diese Antwort freundlich und entgegenkommend. Doch in geschäftlichen E-Mails kann diese Formulierung eine unterschwellige Botschaft transportieren, die gar nicht beabsichtigt ist.
Der Ausdruck legt nahe, dass die Anfrage des Gegenübers möglicherweise tatsächlich ein Problem hätte sein können – und genau das kann den falschen Ton setzen.
Gerade in professionellen Kontexten ist es besser, positive und konstruktive Formulierungen zu wählen. Statt „Kein Problem“ lassen sich Wendungen wie „gerne“ oder „wird gleich erledigt“ einsetzen, die eine unterstützende Haltung ohne Beigeschmack vermitteln.
Solche klaren, positiven Botschaften hinterlassen beim Empfänger ein besseres Gefühl und verstärken die Wirkung von Hilfsbereitschaft. Wer bewusst auf den Subtext achtet, schafft eine respektvolle Kommunikation und vermeidet somit Missverständnisse.
Auf diese Weise kann selbst eine kurze Antwort mehr Vertrauen und Klarheit transportieren.
8. Sehr geehrte Damen und Herren
Dies wirkt äußerst distanziert und austauschbar. In der geschäftlichen Welt sind persönliche Ansprachen immer wichtiger, und daher kann eine unpersönliche Begrüßung die Wirkung einer E-Mail deutlich schwächen.
Empfänger fühlen sich nicht direkt angesprochen, was den Eindruck vermittelt, dass wenig Mühe in die Nachricht investiert wurde. Gerade im beruflichen Kontext, wo Beziehungen und Vertrauen wesentlich sind, ist eine individuelle Anrede Gold wert.
Schon ein kleiner Aufwand, den Namen des Empfängers herauszufinden, steigert die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail wohlwollend gelesen wird.
Wenn der Name tatsächlich unbekannt ist, empfiehlt sich eine neutrale, aber zeitgemäße Alternative wie „Guten Tag“ oder eine Bezugnahme auf das Team oder die Abteilung.
Seit meiner Geburt habe ich immer eine starke Verbindung zum Göttlichen gespürt. Als Autorin und Mentorin ist es meine Mission, anderen zu helfen, Liebe, Glück und innere Stärke in den dunkelsten Zeiten zu finden