Entscheidungsmatrix: Was ist das und wie man es verwendet

Entscheidungsmatrix, was ist denn das? Angenommen, Sie haben viele funktionsbezogene Aufgaben und wissen nicht, womit Sie beginnen sollen, dann wirkt sich Ihre Entscheidung, was zuerst zu tun ist, auf das gesamte Unternehmen aus.

Die Lösung liegt in der Verwendung einer Entscheidungsmatrix, d. h. jede Aufgabe wird anhand einer Reihe von Kriterien bewertet – schnell, einfach, hilfreich usw. – und die am besten bewerteten Aufgaben werden zuerst in Angriff genommen.

Beschäftigt sein ist nicht dasselbe wie produktiv sein.

Sie können Stunden damit verbringen, Probleme zu lösen, und am Ende des Tages sind Sie Ihren langfristigen Zielen nicht näher gekommen.

Das ist eine kostspielige und emotional anstrengende Art, seine Zeit zu verbringen.

Das Problem ist eine schlechte Prioritätensetzung. Menschen geben zeitkritischen Aufgaben den Vorrang vor allen anderen Aufgaben, unabhängig von den langfristigen Vorteilen.

Wenn Sie sich zu sehr auf dringende Aufgaben konzentrieren, vernachlässigen Sie die wichtigen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste.

Es ist leicht, in diesem reaktionären Kreislauf stecken zu bleiben, in dem man ständig Feuer löscht und sich der Möglichkeit beraubt, auf seine Ziele hinzuarbeiten.

Indem Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterscheiden, können Sie mehr Zeit und Energie auf die Dinge verwenden, die am wichtigsten sind.

Die Entscheidungsmatrix hilft Ihnen, diese Unterscheidung zu treffen und Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

Entscheidungsmatrix – Was ist das?

Die Entscheidungsmatrix ist eine Entscheidungsfindungsmethode, die Ihnen hilft, Aufgaben nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren.

Obwohl sie einfach aufgebaut ist, ist diese Entscheidungsmatrix sehr wirkungsvoll. Sie hilft Ihnen, den Lärm und die Zeitverschwendung in Ihrem Leben zu beseitigen, den Effekt der „bloßen Dringlichkeit“ zu bekämpfen (mehr dazu später) und Ihren geistigen Spielraum zu vergrößern, um Ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

Diese Methode ist besonders nützlich für Menschen, die:

• die sich dabei erwischen, dass sie nur herumrennen, um die täglichen Krisen zu bewältigen
• die viel zu tun haben, sich aber ineffizient und ineffektiv fühlen
• langfristige Ziele haben, aber keine Zeit oder Energie, um sie zu verwirklichen
• Schwierigkeiten haben, Aufgaben zu delegieren oder „Nein“ zu sagen

Was macht die Entscheidungsmatrix bei der Fülle von Zeitmanagement-Strategien und -Werkzeugen, die zur Auswahl stehen, so bemerkenswert? Sie ist bemerkenswert, weil sie trotz ihrer Einfachheit die Trends überdauert hat (sie wurde oft neu verpackt und als neu verkauft!) und weiterhin Ergebnisse liefert.

Entscheidungsmatrix erstellen

In diesem Beispiel lernen wir, wie man eine Entscheidungsmatrix erstellt. Das machen wir, um eine Reihe von innovativen Ideen zu bewerten und eine Entscheidung darüber zu treffen, welche Idee lebensfähig ist, als neues Projekt ausgewählt werden kann und zu einem erfolgreichen Produkt für das Unternehmen führen wird.

Die Entscheidungsmatrix ist eine äußerst effektive Methode, um Prioritäten zu setzen und sowohl Ihre Zeit als auch Ihre Aufgaben zu verwalten.

Die in vier Kategorien gegliederte Entscheidungsmatrix basiert auf zwei einfachen Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Die Matrix ist in vier Quadranten unterteilt, die auf der x-Achse nach der Dringlichkeit und auf der y-Achse nach der Wichtigkeit geordnet sind.

Je nach Priorität und Dringlichkeit ordnet der Benutzer seine Aufgaben und Aktivitäten in die folgenden Kategorien ein:

1. Entscheidungsmatrix Quadrant: Erledigen Sie es zuerst – erledigen Sie es jetzt
2. Entscheidungsmatrix Quadrant: Entscheiden Sie, wann – erstellen Sie einen Zeitplan, setzen Sie eine Frist
3  Entscheidungsmatrix Quadrant : Delegieren an – die Arbeitslast aufteilen
4. Entscheidungsmatrix Quadrant : Löschen – Unnötiges eliminieren

Quadrant 1 in der Entscheidungsmatrix: Erledigen Sie es jetzt: Aufgaben, die dringend und wichtig sind

Aufgaben im Quadranten 1 der Entscheidungsmatrix sind unvermeidlich und werden als dringend und wichtig bezeichnet; sie erfordern direkte und sofortige Aufmerksamkeit.

Diese Aufgaben sind in der Regel langwieriger und anspruchsvoller und erfordern daher mehr Zeit und Aufmerksamkeit für ihre Erledigung.

Aufgaben, die im ersten Quadranten der Entscheidungsmatrix landen, sind oft das direkte Ergebnis von Aufschieberei. Sie sollten jedoch zuerst in Angriff genommen und so schnell wie möglich erledigt werden.

Diejenigen von uns, die am besten unter Druck oder mit klaren Fristen arbeiten, können die Pomodoro-Technik anwenden, um sich auf die Aufgabe zu konzentrieren.

Um die Anzahl der Aufgaben in Quadrant 1 der Entscheidungsmatrix zu verringern, sollten Sie Zeit in die Planung investieren, um Probleme zu erkennen und zu vermeiden.

Welche Änderungen können Sie vornehmen, um das Auftreten unerwarteter Probleme zu vermeiden? Dazu kann die Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten gehören, um Ihren Arbeitsablauf umzustrukturieren.

Wenn eine Person oder ein Unternehmen die Quelle von Quadrant-1-Aufgaben ist, müssen Sie möglicherweise einen Weg finden, sich von der Zusammenarbeit mit dieser Person zu lösen.

Quadrant 2 in de Entscheidungsmatrix: Erstellen Sie einen Zeitplan, setzen Sie eine Frist: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind

Nicht jede wichtige Aufgabe muss an einem Tag erledigt werden. Bei wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben handelt es sich in der Regel um langfristige Projekte oder Aufgaben, die eine ausreichende Planung und einen gewissen Zeitaufwand erfordern, um ordnungsgemäß ausgeführt zu werden.

Der zweite Quadrant der Entscheidungsmatrix wird als „Sweet Spot“ des persönlichen Zeitmanagements bezeichnet und ist der Ort, an dem man sich auf persönliche Verbesserungen in Bezug auf Möglichkeiten und Wachstum konzentriert.

Quadrant 2 der Entscheidungsmatrix ist der perfekte Ort, um eine Liste Ihrer bedeutsamen Ziele aufzuschreiben.

Denken Sie daran, sich realistische Fristen zu setzen, auch für Aufgaben, die nicht dringend sind.

Quadrant 3 in de Entscheidungsmatrix: Verteilen Sie die Arbeitslast: Aufgaben, die dringend sind, aber nicht wichtig

Quadrant 3 der Entscheidungsmatrix ist der Bereich, in dem der reine Dringlichkeitseffekt das Leben beeinflusst.

Selbst wenn Sie und ich die besten Multitasking-Fähigkeiten hätten und in unserem Job extrem effizient wären, müssen wir uns der Tatsache stellen, dass wir nicht der Superman sind.

Der gängige Satz “ Teamarbeit macht den Traum wahr“ ist nicht nur berühmt, weil er einprägsam ist, sondern weil er wahr ist.

Gute Führungskräfte und Manager wissen, wann sie eine Aufgabe selbst erledigen und wann sie sie an jemand anderen delegieren müssen.

Manchmal ist es am besten, eine Aufgabe, die man selbst erledigen könnte, an einen Mitarbeiter zu delegieren, weil man weiß, dass dieser die Aufgabe vielleicht besser erledigen kann.

Um die Aufgaben in Quadrant 3 der  Entscheidungsmatrix zu reduzieren, entwickeln Sie eine Strategie, um die Zeit, die Sie mit diesen Aufgaben verbringen, zu delegieren, zu eliminieren oder zu begrenzen.

Legen Sie beispielsweise diese Aufgaben zusammen, um sie in einer Sitzung zu erledigen, oder teilen Sie Ihrem Vorgesetzten mit, wie viel Zeit Sie für diese Aufgaben aufwenden.

Wenn Sie eine leitende Angestellte sind, teilen Sie Ihrem Team mit, dass Sie Aufgaben an sie delegieren werden, damit Sie Ihren Zeitplan neu priorisieren können.

Quadrant 4 in de Entscheidungsmatrix: Eliminieren Sie unnötige Elemente: Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind

Quadrant 4 der Entscheidungsmatrix ist der Quadrant des Überflusses und der unmittelbaren Befriedigung.

Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, gehören in den Papierkorb, aus den Augen und aus dem Sinn.

Je nach Situation könnten solche Aufgaben in einer Woche wieder auf Ihrer Aufgabenliste auftauchen, müssen aber noch nicht erledigt werden und können sogar als Zeitverschwendung angesehen werden.

Wenn Sie den größten Teil Ihrer Zeit in Quadrant 4 verbringen, fühlen Sie sich wahrscheinlich gestresst und unerfüllt.

Verfolgen Sie Ihre Zeit weiter, um herauszufinden, welche Aufgaben die meiste Zeit beanspruchen.

Entwickeln Sie dann einen Plan, um sie zu streichen oder einzuschränken.

Holen Sie sich den Rat eines Kollegen oder Vorgesetzten ein – ihre objektive Sichtweise könnte es Ihnen erleichtern, zu erkennen, welche Aufgaben Sie delegieren oder streichen können.

Zeit investieren, um Zeit zu schaffen

Wiederholen Sie den oben beschriebenen Vorgang der Entscheidungsmatrix einen Monat lang jede Woche. Vergleichen Sie die Ergebnisse jeder Woche, um zu sehen, ob Ihre Bemühungen dazu führen, dass Sie mehr Zeit im Quadranten der Qualität verbringen.

Auch wenn sich Ihre Prioritäten in Richtung Quadrant 2 verschieben, sollten Sie weiterhin die Entscheidungsatrix verwenden, um Ihren Tag zu organisieren.

Quadrant 2 der Entscheidungsmatrix umfasst oft abstrakte Aufgaben wie Strategieentwicklung und Beziehungsaufbau.

Diese Aufgaben haben keine Fristen und lassen sich daher leicht beiseite schieben. Aber diese Aufgaben stehen in direktem Zusammenhang mit Ihren langfristigen Zielen, Werten und Ihrem Glück.

Die meisten Menschen haben Mühe, in ihrem vollen Terminkalender Zeit zu finden, um die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben zu erledigen.

Wenn Sie die Entscheidungsmatrix in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren, können Sie Ihre Prioritäten auf der Grundlage dessen planen, was für Sie am wichtigsten ist.

Der Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben

Das zentrale Prinzip der Entscheidungsmatrix ist die Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.

Dringende Aufgaben sind zeitkritisch und erfordern Ihre Aufmerksamkeit. Es sind Aufgaben, bei denen Sie sich verpflichtet fühlen, sie zu erledigen.

Wenn Sie sich auf dringende Aufgaben konzentrieren, sind Sie reaktiv, was dazu führen kann, dass Sie sich defensiv, gehetzt und eng fokussiert fühlen.

Wichtige Aufgaben tragen zu Ihrem langfristigen Auftrag, Ihren Werten und Zielen bei.

Sie bringen möglicherweise keine unmittelbaren Ergebnisse (und sind daher leicht zu vernachlässigen).

Manchmal sind wichtige Aufgaben auch dringend – aber normalerweise nicht. Die Konzentration auf wichtige Aufgaben versetzt Sie in eine reaktionsfreudige Haltung, wodurch Sie sich ruhig, rational und offen für neue Ideen fühlen können.

Hinweis für die Entscheidungsmatrix: Wenn Sie wichtige Aufgaben lange genug aufschieben, können sie dringend werden.

Die Menschen neigen dazu, zu glauben, dass alle dringenden Aufgaben auch wichtig sind – obwohl sie es oft nicht sind.

Dieser Irrglaube mag mit unserer Vorliebe für kurzfristige Probleme und Lösungen zusammenhängen.

Glück und Erfüllung stellen sich jedoch ein, wenn wir uns auf das Langfristige konzentrieren.

Entscheidungsmatrix in der Praxis

Diese Matrix wurde zu einem mächtigen Verbündeten, der mir half, meine Zeit einzuteilen und sicherzustellen, dass ich mich nicht in Entscheidungen verzettelte, für die ich nicht die beste Person war.

Ich habe beide Arten von unwichtigen Entscheidungen delegiert. Unwichtige Entscheidungen sind das perfekte Übungsfeld für die Entwicklung von Urteilsvermögen.

Dadurch habe ich eine Menge Zeit gespart. Früher kamen die Leute mit Entscheidungen zu mir, die relativ einfach zu treffen waren und deren Ergebnisse ziemlich vorhersehbar waren.

Das Problem war nicht das Treffen der Entscheidung – das dauerte in den meisten Fällen nur Sekunden.

Das Problem waren die 30 Minuten, die die Person damit verbrachte, mir die Entscheidung zu präsentieren.

Durch diese eine Änderung mit der Entscheidungsmatrix konnte ich mindestens 5-7 Stunden pro Woche einsparen.

Konsequente Entscheidungen sind eine andere Sache. Umkehrbare und konsequente Entscheidungen sind mir am liebsten.

Diese Entscheidungen gaukeln einem vor, es handele sich um eine einzige große, wichtige Entscheidung.

In Wirklichkeit sind umkehrbare und konsequente Entscheidungen die perfekten Entscheidungen, um Experimente durchzuführen und Informationen zu sammeln.

Das Team oder der Einzelne würde entscheiden, welche Experimente wir durchführen würden, welche Ergebnisse uns zeigen würden, dass wir auf dem richtigen Weg sind, und wer für die Durchführung verantwortlich wäre. Sie würden diese Ergebnisse präsentieren.

Ich hatte noch eine weitere Regel von Entscheidungsmatrix, die sich als hilfreich erwies: Wenn die Entscheidung nicht sofort getroffen werden musste, wie es bei einigen betrieblichen Entscheidungen der Fall ist, machte ich zuerst einen 30-minütigen Spaziergang.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Anwendung dieser Regel in der Praxis lag darin, sicherzustellen, dass alle mit den Begriffen „folgerichtig“ und „umkehrbar“ auf derselben Seite standen.

Anfangs fragten die Leute bei mir nach, aber später, als die Begriffe klar wurden, fingen sie einfach an zu entscheiden.

Während sich die Gesamtzahl der Entscheidungen, die wir als Team trafen, nicht änderte, änderte sich die Art und Weise, wie sie innerhalb des Teams verteilt wurden

Probieren Sie die Entscheidungsmatrix einmal aus – vor allem, wenn Sie mit Ihrer Zeit nicht zurechtkommen, könnte sie Ihr Arbeitsleben verändern.

Die wichtigsten Erkenntnisse über diese Methode

In dieser Welt unter Zeitdruck organisiert zu bleiben, kann sich aufgrund von sich überschneidenden Verpflichtungen und spontanen „dringenden“ Treffen als schwierig erweisen.

Ein immer wiederkehrender falscher Anschein von Dringlichkeit kann auch das eigene Verständnis oder die Definition einer „dringenden Angelegenheit“ trüben.

Eine häufige Ursache für Stress und Burnout im Job ist ein falsches Zeitmanagement. Die Anwendung dieser Methode hilft Ihnen, die Schlüsselprinzipien der Planung, der Prioritätensetzung, des Delegierens und der Zeiteinteilung zu erlernen.

Die Entscheidungsmatrix ist ein einfaches Hilfsmittel, das Ihnen hilft, Ihre Produktivität zu steigern und wichtige Aufgaben zu erledigen.

Diese Entscheidungsmatrix ist vielleicht nicht für alle geeignet, aber sie ist ein guter Ausgangspunkt. Sie können sie als Sprungbrett nutzen, um eine individuellere, besser geeignete Technik zu finden. Also, worauf warten Sie noch?

Rüsten Sie sich für den Erfolg.

Hören Sie auf, sich ohne Ziel zu hetzen.

Geben Sie langfristigen Zielen den Vorrang vor oberflächlichen Erfolgen.

Fangen Sie an mit Entscheidungsmatrix an dem zu arbeiten, was wichtig ist.

Wir wissen, dass Gewohnheiten nicht über Nacht entstehen. Genau wie im Sport macht Übung den Meister.

Manchmal muss man ein wenig (oder viel!) experimentieren, um herauszufinden, welches System für Sie und Ihr Team am besten funktioniert.

Aber die Belohnung dafür, dass man das System gefunden hat, das am besten zu einem passt, sei es für den privaten oder geschäftlichen Gebrauch, ist unvergleichlich.

Ich denke, man kann mit Sicherheit sagen, dass es effektiver ist, jetzt genügend Zeit für die wichtigen, aber nicht dringenden Dinge zu investieren, als zu warten, bis der Frosch doppelt so groß geworden ist.